介護施設の課長が効率的に業務を進めるためにやってること

人事や採用、業者とのやりとり、いろんな部署の職員のグチを聞いたり、相談に乗ったり…。
介護施設の課長はいろんな業務をやってます。

それなりに忙しいので、うまく業務がまわるように頑張ってます。
ありがたいことにX(twitter)でリクエストがあったので、つらつらと自分語りをさせていただきましょう。

タスク管理の効率化でやってること

「マルチタスクはできない」を強く意識する

多くのヒトはマルチタスクができません。
多分にもれず、僕はマルチタスクが超苦手です。
PCのスペックでいうところのメモリーがめちゃめちゃ脆弱。
上司に面談してもらう時も、これを頑張って、それも頑張って、あれも頑張って、って言われても最初の「これ」を覚えておくだけで精一杯です(笑)
上書きしないでくれー、といつも思っています。

忙しい時ほど
「ひとつずつ頑張ろ。」
と、自分に言い聞かせてます。

出勤時間を使ってタスクに優先順位をつける

マルチタスクができないので、多方面に散らばっているタスクを1本道にする必要があります。
ほんとは、机の整理整頓したいし、こまめに優先順位を入れかえられたらいいんだけど、そんな時間がないことがほとんど。

だから、出勤時間の約20分を使ってタスクに優先順位をつけています。
優先順位といっても、これだけは今日絶対に終わらせよう、手を付けよう。っていうのを1つ選びます。
いくつも並べるのは覚えてられないし、できません。
この時は、特にメモとかは見ないですね。うすい記憶の中でも重要度の高いものは不思議と覚えているので、その中から選択します。

もし余裕があれば、あと2つぐらい。
第1位から第3位までにとどめています。

紙のメモやPCの付箋アプリでタスク管理する

短期記憶が人よりできないので、とりあえずメモに残します。
覚えてられないというよりは、いったん忘れたいのでメモに残すイメージです。
目の前のタスクに集中したいのでメモします。
ほんとはその場で優先順位もつけられたら良いのかもしれませんが、その余裕もないことが多いのであきらめてます。

3分以内で出来る仕事はその場で終わらせる

とはいえ、その場で解決できるタスクはすぐに処理します。
小さなタスクを減らす時はスピード重視。
クオリティはあまり考えません。

多少効率が悪くなってもタスクを減らす

この「多少」がだいたい3分くらいまでで出来るタスク。
例えば、あとで2階に行くからその時にこの書類を渡そう。っていうのをやめて、すぐに渡しに行く。
明日、会議で会うからその時に伝えよう。っていうのをやめて、メモを残す。
みたいな感じです。

自分しかできないことから取り組む

どのポジションでもそうんなんだけど、自分しかできないタスクが必ずあります。
そのタスクは、そのポジションでの「核」になっている部分であることが多いので優先度は高いです。
これは自分が頑張るしかないので、頑張ります。

他の人でもできるタスクなら誰かにやってもらう

僕の場合だと、例えば現場のフォローですね。
現場の職員さんには申し訳ないけど、僕じゃなくてもいい。
自分なりの理屈があってフォローに入ってますが、条件をクリアして早く抜けたいと思ってます。

それなりの役職についているなら他の人でもできるタスクが必ずあるはず。
上手にコントロールしてタスクを渡します。

時間に余裕がある時は、何も考えずに手元にあるタスクを消化する

優先順位ばっかり考えてると疲れちゃうので、取り組みやすいタスクから行う日も作れたら作ってます。

優先順位をつけるのも大事なんですが、タスクの大きさに関わらず数が増えてくると、どうしても精神的な圧迫を感じてしまうので、タスクの数を減らすのが大事です。

ミーティングの効率化でやってること

会議、委員会はレジュメを作りこむ

会議はレジュメ命。
事前にどれだけシミュレーションしているかが、レジュメに現れると思っているので、レジュメがうすい会議は非効率的でダメです。
報告は絶対に要点をレジュメに記入しておくこと。
うちの施設の会議は最長で1時間なので、レジュメを見て、長くなりそうな会議は、1時間で収まるように時間配分を考えておきます。

会議、委員会は報告、決定の場として極力話し合いは行わない

話し合いは時間がかかるので極力やりません。
話し合いというか、話し合いで結論を導こうとすることかもしれません。

意見はたくさん聞くようにしているので、自分では強力なトップダウンで仕事を進めているつもりはないし、職員さんもそうは思ってないと思うんですがどうでしょうかね。

話し合いをする時は事前にテーマを伝えて意見を考えておいてもらう

いきなりその場でご意見ちょうだいは、そもそも良い意見が出る確率が低いです。
僕は思考の瞬発力が弱いので、コレすごい苦手。
なので、意見をもらいたい時は事前にテーマをお知らせしています。
そうすれば、それぞれの意見が出たところからスタートできるので、話が進みやすいです。

面談の効率化でやってること

面談をする時は終わる時間を伝える

一番時間が読めないのが職員との面談です。
時と場合によりますが、終わる時間を伝えることがあります。

面談が長引きそうな時は次に予定がある時間に設定する

事前に長引きそうな面談がわかっている時は、次に予定があるところに設定しちゃうこともあります。
なんかすいませんね、とことん話を聞かないことがあって。

作業時間を増やすためにやってること

現場のヘルプに入る時でも業務を抜けられそうなら遠慮なく抜けさせてもらう

現場もそれなりに長いので、抜けられるかどうかの見極めはできてるつもり。
心を鬼にして抜けられそうな時はすぐに抜けます。

抜けても不満が出ないように普段からの関係性作り

人間関係めっちゃ大事。
信頼を得られているかで仕事のしやすさが大きく変わるので、頑張ってます。
あいさつとか気遣いとか人当たりのよさとか。

タスクを進めるスピードをアップするためにやってること

休みはしっかり休んで体調管理する

調子悪いと誰でも作業効率が落ちるので、当たり前に体調管理は大事です。
精神的にも安定して働けるように休みはきちんと休んでます。

それから、休みの日に職場や職員からできるだけ連絡が来ない体制を作ってます。
アレめちゃくちゃテンション下がるんで。
一気に頭が仕事モードになって疲れるし。
現状としては、数ヶ月に1回の急な勤務変更くらいですね、休日に連絡があるのは。

現場で働いているような時間の感覚で事務作業をしたい

例えば、遅番の就寝介助。Aさんをトイレにご案内して、その間にBさんを居室で口腔ケア、終わったころにトイレに戻ってAさんの対応。次にCさんとDさんのどちらかをトイレに…って感じで分単位、下手したら秒単位でケアを組み立てますよね。
そんな感じで事務作業もできたらなって思います。

仕方のないことなんだけど、意思決定や話し合い、面談とかって、かけようと思えばいくらでも時間をかけられちゃう。それをどこまで効率化できるかは、意識の問題も大きいと思っています。
だから、現場でのあの感じの時間感覚でいけたらなーと思います。

クオリティにこだわりすぎず、70点ぐらいを狙う

ついつい100点目指しちゃう。
だから意識して70点ぐらいを狙ってスピード化したいですね。
あとは、60点を70点にするのと90点を100点にするのでは、同じ10点アップでも労力が全然違います。その辺も見極めてタスクをすすめてます。

気合。

結局は気合！